Положение
об обработке персональных данных клиентов
Цель данного Положения – обеспечение требований защиты прав граждан при обработке персональных данных.
Персональные данные могут обрабатываться только для целей, непосредственно связанных с деятельностью организации, в частности для заключения договоров на оказание физкультурно-оздоровительных услуг с клиентами (в том числе для информирования Клиентов о сроках окончания абонементов; акциях проводимых клубом; поздравления с Днем рождения; для предоставления персональных данных правоохранительным органам во всех случаях регламентированным законом); внесения в базу данных клиентов для идентификации личности клиента при предъявлении абонемента. ИП Нечепуренко В.А. (далее ИП) собирает данные только в объеме, необходимом для достижение названных целей.
Сбор, хранение, использование и распространение, в том числе передача третьим лицам, персональных данных без письменного согласия не допускаются.
Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или включения их в общедоступные источники персональных данных, если иное не определено законом.
Сотрудники ИП, в обязанность которых входит обработка персональных данных Клиента, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.
Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.
Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Настоящее положение утверждается ИП и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Клиента.
Понятие и состав персональных данных
Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
К персональным данным Клиентов, которые обрабатывает Общество относятся:
Фамилия Имя Отчество
Число, месяц, год рождения
Серия, номер паспорта
Номер телефона
Адрес электронной почты
Персональные данные Клиентов относятся к конфиденциальной информации ограниченного доступа.
Принципы обработки персональных данных Клиента
Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов:
законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;
соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям ИП;
соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных;
уничтожения персональных данных после достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении;
личной ответственности сотрудников ИП за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;
наличие четкой разрешительной системы доступа сотрудников ИП к документам и базам данных, содержащим персональные данные.
Обязанности ИП
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина ИП при обработке персональных данных Клиента обязан соблюдать следующие общие требования:
обработка персональных данных Клиента может осуществляться исключительно в целях оказания законных услуг Клиентам;
персональные данные Клиента следует получать у него самого. Если персональные данные клиента возможно получить только у третьей стороны, то клиент должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники ИП должны сообщить клиентам о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа клиента дать письменное согласие на их получение;
ИП не имеет права получать и обрабатывать персональные данные соискателя о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом. В частности, ИП вправе обрабатывать указанные персональные данные Клиента только с его письменного согласия;
при наличии надлежащим образом оформленного запроса предоставлять Клиенту доступ к его персональным данным;
хранение и защита персональных данных Клиента от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена ИП за счет его средств в порядке, установленном законодательством;
в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними оператора при обращении или по запросу Клиента либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных ИП обязан осуществить блокирование персональных данных на период проверки;
в случае подтверждения факта недостоверности персональных данных оператор на основании документов, представленных Клиентом либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование;
в случае достижения цели обработки персональных данных ИП обязан незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней, и уведомить об этом Клиента, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;
в случае отзыва Клиентом согласия на обработку своих персональных данных ИП обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней, если иное не предусмотрено соглашением между ИП и Клиентом. Об уничтожении персональных данных ИП обязан уведомить Клиента;
Клиенты должны быть ознакомлены под расписку с документами ИП, устанавливающими порядок обработки персональных данных соискателей, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Права Клиента
Право на доступ к информации о самом себе.
Право на определение форм и способов обработки персональных данных.
Право на отзыв согласия на обработку персональных данных.
Право ограничивать способы и формы обработки персональных данных, запрет на распространение персональных данных без его согласия.
Право требовать изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе.
Право обжаловать неправомерные действия или бездействия по обработке персональных данных и требовать соответствующей компенсации в суде.
Право на дополнение персональных данных оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
Право определять представителей для защиты своих персональных данных.
Право требовать от Общества уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные Клиента, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них.
Сбор, обработка и хранение персональных данных
Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
Порядок получения персональных данных
Все персональные данные Клиента следует получать у него самого после предоставления им письменного согласия. Письменное согласие включает в себя согласие на сбор, обработку и хранение следующих данных:
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие Клиента: фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер телефона, адрес электронной почты, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
наименование и адрес ИП, получающего согласие Клиента;
цель обработки персональных данных;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых ИП способов обработки персональных данных;
срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
Согласие не требуется, если:
обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является Клиент;
обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Клиента, если получение его согласия невозможно.
При сборе персональных данных оператор обязан предоставить субъекту персональных данных по его просьбе следующую информацию:
подтверждение факта обработки персональных данных ИП, а также цель такой обработки;
способы обработки персональных данных, применяемые ИП;
сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
Если персональные данные о Клиенте возможно получить только у третьей стороны, то Клиенту должна быть предоставлена следующая информация:
наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес ИП;
цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
предполагаемые пользователи персональных данных;
установленные Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» права субъекта персональных данных.
ИП не имеет права получать и обрабатывать персональные данные Клиента о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом. В частности, ИП вправе обрабатывать указанные персональные данные Клиента только с его письменного согласия. ИП не вправе производить обработку данных о судимости Клиента.
Обработка, передача и хранение персональных данных Клиента
К обработке, передаче и хранению персональных данных Клиента могут иметь доступ администраторы и управляющие ИП, непосредственно работающие с клиентами. Обработка персональных данных Клиента может осуществляться с использованием метрических программ, в частности «Яндекс. Метрика» или аналоги.
При передаче персональных данных Клиента ИП должен соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные соискателя третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев:
- обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является Клиент;
- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов Клиента, если получение его согласия невозможно.
- предупредить лиц, получающих персональные данные Клиента о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные соискателя, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется в случае обезличивание персональных данных и в отношении общедоступных данных.
- разрешать доступ к персональным данным Клиентов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций
не запрашивать информацию о судимости Клиента.
Сроки хранения персональных данных:
- Сроки хранения гражданско-правовых договоров, содержащих персональные данные Клиентов, а также сопутствующих их заключению, исполнению документов - 5 лет с момента окончания действия договоров.
- В течение срока хранения персональные данные не могут быть обезличены или уничтожены.
- По истечении срока хранения персональные данные могут быть обезличены в информационных системах и уничтожены на бумажном носителе в порядке установленном в Положении и действующем законодательстве РФ.
При трансграничной передаче персональных данных ИП обязан:
убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого осуществляется передача персональных данных, обеспечивается адекватная защита прав субъектов персональных данных. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.
Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. По возможности персональные данные обезличиваются.
Хранение персональных данных
Персональные данные Клиента хранятся:
- письменное согласие на обработку персональных данных в папке для согласий за текущий месяц, в сейфе на рецепции.
- договор на оказание услуг, в папке договоров за текущий месяц, в сейфе на рецепции.
Персональные данные Клиентов могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные Клиента, обеспечивается 2-ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных.
Пароли устанавливаются системным администратором ИП и сообщаются индивидуально ответственным лицам, имеющим доступ к персональным данным Сотрудников и Клиентов. Изменение паролей происходит не реже 1 раза в 2 месяца.
Для обеспечения хранения персональных данных необходимо выполнить следующие шаги:
издание приказа или распоряжения о закреплении за администратором по работе с Клиентами определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждение схемы доступа администратора по работе с Клиентами и других сотрудников ИП к документам, содержащим персональные данные; устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать у администратора по работе с Клиентами, организация приема Клиентов, порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут храниться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.
Организация работы с Клиентом должна быть подчинена, в том числе, решению задач обеспечения безопасности персональных данных, их защиты:
при работе с Клиентом администратор не должен выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону. На его столе не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных по телефону.
Персональные данные Клиентов (согласия на обработку персональных данных, Договора на оказание услуг), хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся шкафах. Сотрудникам ИП не разрешается при выходе из помещения оставлять какие-либо документы, содержащие персональные данные, на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми.
На рабочем столе сотрудника должен всегда находиться только тот массив документов, с которым в настоящий момент он работает. Другие документы, дела, карточки, журналы должны находиться в запертом шкафу. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи. В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы. На рабочем столе не должно оставаться ни одного документа. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезательной машине.
Мусор, выносимый из помещений, должен сжигаться.
Доступ к персональным данным Клиента
Внутренний доступ (доступ внутри организации).
Право доступа к персональным данным Клиента имеют:
ИП;
Администратор по работе с Клиентами, в ведение которого передан соответствующий массив документов, содержащих персональные данные;
Другие сотрудники ИП имеют доступ к персональным данным Клиента только при наличии специального указания в письменном согласии самого Клиента, носителя данных.
Внешний доступ.
Персональные данные Клиента могут быть предоставлены третьим лицам только с письменного согласия Клиента.
ИП обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных Клиента, в котором фиксируются сведения о лице, которому передавались персональные данные Клиента, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
Доступ Клиента к своим персональным данным предоставляется при обращении либо при получении запроса Клиента. ИП обязан сообщить Клиенту информацию о наличии персональных данных о нем, а также предоставить возможность ознакомления с ними в течение десяти рабочих дней с момента обращения.
Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Клиент имеет право на получение при обращении или при получении запроса информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
подтверждение факта обработки персональных данных, а также цель такой обработки
способы обработки персональных данных
сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ
перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения
сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения
сведения о том, какие юридические последствия для Клиента может повлечь за собой обработка его персональных данных.
Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены Клиенту в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
Право Клиента на доступ к своим персональным данным ограничивается в случае, если предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.
Защита персональных данных
Для защиты персональных данных Клиентов необходимо соблюдать ряд мер:
порядок приема, учета и контроля деятельности Клиентов
технические средства охраны, сигнализации.
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Клиента, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных Клиента обязаны заключить «Соглашение о неразглашении персональных данных Клиента».
Уточнение, блокирование и уничтожение персональных данных
Блокирование информации, содержащие персональные данные Клиента, производится в случае:
если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными
если сведения являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки
В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных ИП на основании документов, представленных Клиентом, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или полученных в ходе самостоятельной проверки, обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.
В случае выявления неправомерных действий с персональными данными ИП обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные.
Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных ИП обязан уведомить Клиента, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также в указанный орган.
ИП обязан уничтожить персональные данные Клиента в случае:
достижения цели обработки персональных данных
отзыва Клиентом согласия на обработку своих персональных данных
Уничтожение персональных данных должно быть осуществлено в течение трех дней с указанных моментов. Соглашением ИП с Клиентом могут быть установлены иные сроки уничтожения персональных данных при достижении цели обработки персональных данных.
ИП должно направить уведомление об уничтожении персональных данных Клиенту, а в случае, если обращение или запрос о недостоверности персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также в указанный орган.
Ответственность за разглашение персональных данных и нарушение
ИП ответственен за персональную информацию, которая находится в его распоряжении и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением установленных в организации принципов уважения приватности.
ИП обязуется поддерживать систему приема, регистрации и контроля рассмотрения жалоб клиентов, доступную как посредством использования Интернета, так и с помощью телефонной, телеграфной или почтовой связи.
Любое лицо может обратиться к сотруднику ИП с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в десятидневный срок со дня поступления.
Сотрудники ИП обязаны на должном уровне обеспечивать рассмотрение запросов, заявлений и жалоб клиентов, а также содействовать исполнению требований компетентных органов. Лица, виновные в нарушении требований настоящего положения привлекаются к дисциплинарной ответственности.
СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Я, _______________________________________________________________________,
Фамилия, имя, отчество субъекта персональных данных
"____"_________ _____ г. рождения,e-mail:____________________________, мобильный тел._____________________________
даю согласие на обработку моих персональных данных ИП Нечепуренко В.А., ИНН 5405055533842 (далее ИП).
Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие[1]:
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- электронная почта;
- Контактный телефон.
- Получение персональных данных у субъекта персональных данных, а также у третьих лиц, в случае дополнительного согласия субъекта;
- Хранение персональных данных (в электронном виде и на бумажном носителе);
- Уточнение (обновление, изменение) персональных данных;
- Использование персональных данных ИП для e-mail и СМС информирования: о сроках действия абонемента и дополнительных услуг; поздравлений с Днем Рождения, акциях и иных оказываемых клубом услугах.
- Передача персональных данных субъекта в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
Настоящие согласие действует до его отзыва, но не менее срока действия договора.
Порядок отзыва настоящего согласия: по личному заявлению субъекта персональных данных.
_____________________ _______________
подпись расшифровка подписи
«___» _____________ 20____
Соглашение о неразглашении персональных данных Клиента /Работника
Я, ______________________________________, паспорт серии ________, номер ____________, выданный _________________________________________________ «____» ___________ ______ года, понимаю, что получаю доступ к персональным данным Работников/Клиентов (нужное подчеркнуть) ИП Нечепуренко В.А. ИНН 5405055533842 (далее – ИП). Я также понимаю, что во время исполнения своих обязанностей мне приходится заниматься сбором, обработкой и хранением персональных данных сотрудников.
Я понимаю, что разглашение такого рода информации может нанести ущерб сотрудникам и клиентам ИП как прямой, так и косвенный.
В связи с этим даю обязательство при обработке (сборе, хранением, передаче, уточнении) с персональными данными сотрудника соблюдать все описанные в «Положении о работе с персональными данными Клиента», «Положении о работе с персональными данными работников» требования.
Я подтверждаю, что не имею права разглашать сведения:
анкетные и биографические данные;
образование;
сведения о трудовом и общем стаже;
сведения о составе семьи;
паспортные данные;
сведения о воинском учете;
специальность;
адрес места жительства;
домашний и мобильный телефон;
адрес электронной почты;
место работы или учебы членов семьи и родственников;
характер взаимоотношений в семье;
копии отчетов, направляемые в органы статистики.
Я предупрежден(-а) о том, что в случае разглашения мной сведений, касающихся персональных данных Работника/Клиента (нужное подчеркнуть) или их утраты, я несу ответственность в соответствии с действующим законодательством.
С «Положением о защите персональных данных Клиента» ознакомлен(-а).
«____» __________ 20__ г. ____________________
[1] Для обработки персональных данных, содержащихся в согласии в письменной форме субъекта на обработку его персональных данных, дополнительное согласие не требуется.